在全球化時代下，各國商業合作活動日益頻繁，不管從事貿易、電子零件、零售等產業，都有機會需要與國外廠商、客戶使用商業英文書信往來；即使在自家公司內，也可能需要和外籍上司、同事透過商用英文書信 Email 溝通，這時如何寫出符合規範又有禮貌的商業英文書信格式便成為是否能溝通成功的關鍵。
一般像是中文信件裡面有屬名、抬頭、敬啟…等固定中文書信用語，而也有一定商用英文書信格式，包括信件主旨、開頭稱呼語、內文、敬語用法和屬名，以下將針對商用英文書信Email各個項目一一做介紹，如：商用英文書信開頭、商用英文書信格式、商用英文書信範例、商用英文書信結尾….。
一、商用英文書信格式：信件主旨
商業英文信件主旨最重要的是：「用簡單一句話讓對方快速了解這封信目的」。
因此，商業英文書信主旨務必要用字精簡、確實，只要提到重點英文動詞和名詞即可。
此外，整個主旨可被視為一個名詞，所以提到動詞時，必須將動詞V.加上 ”ing” 轉變成英文動名詞的形式，且第一個字母需大寫。
商用英文書信範例－信件主旨：
Making an appointment 安排會議
Checking contact details 確認合約細節
Buying offer 買方報價
Selling offer 賣方報價
Confirming an order 確認訂單
二、商用英文書信格式：開頭稱呼語
商業英文書信開頭稱呼語通常會依照寫信人與收信人的關係（上司/職員、業務/客戶、疏離/親近…等）而不同，主要分為以下三種。
1. 不確定收信者是誰的商用英文書信開頭
如果不確定這封收信者的基本資料，像是：性別、職位、姓氏、姓名….等不明，或是第一次與合作對象聯絡、還不確定聯絡人是誰、主動開發陌生客戶時，就可以使用以下這句話來當作這封商業英文書信開頭問候稱呼語，範例：
To Whom It May Concern, 給任何可能讀到此信的人
2. 對象是朋友、熟悉同事的商用英文書信開頭
如果是給較為熟悉，且沒有上級對下級關係的收件者時，可以用較為簡單的語句當作這封商業英文書信開頭稱呼語，範例：
Hi / Hello + 對方的名字 舉例：” Hi, Mary, ”
3. 對象是上司、主管、客戶的商用英文書信開頭
假設這封商業英文書信是要寄給對象屬於上司、主管、客戶…時，則要用較為嚴謹的商業英文書信開頭問候，範例：
Dear Mr. / Ms. + 對方職位/姓氏 舉例：” Dear Mr. Black, “
PS. YES 編編補充：比起以性別區分的 Mr. 或者 Ms.，直接以職位稱呼會更有禮貌。另外，過去會使用” Mrs. ”稱呼已婚女性，但在商業英文書信中會容易給人「猜測對方婚姻狀況」的感覺，會有點不禮貌，所以並不建議使用。
三、商用英文書信格式：內文
完成前述的商業英文書信編排步驟後，這時就可以直接切入重點，告訴收信者你寫這封信的目的是什麼？完整的商業英文信件內容大致應該包含以下幾個段落：
1. 商用英文書信格式內文－自我介紹
一開始先自介告訴對方自己是誰，範例：
” I am Mary from XX company. ” 表示「我是來自XX公司的Mary」。
2. 商用英文書信格式內文－解釋寫信目的
告訴對方為什麼會寄這封信？寄信的目的為何？這是最重要的一部分。
一句好的商業英文書信開頭主旨能夠讓收信者清楚知道當初對方寫這封信的目的，或是需要抓住的重點。
商用英文書信範例－解釋寫信目的：
I was wondering if… 我在想是否…/我想知道…
I was wondering if we can meet tomorrow. 我想知道明天是否能夠會面。
–
Would you like me to…? 你需要我….嗎？
Would you like me to send you the business proposal? 你需要我寄商業企畫書嗎？
–
I’m pleased to inform you (that)… 我很高興通知你…
I’m pleased to inform you that you got promoted from the manager. 我很高興通知你，你被經理升職了。
–
I / We regret to inform you (that)… 我/我們很遺憾通知你…
We regret to inform you we chose another candidate. 我們很遺憾通知你，我們選了另一位應試者。
3. 商用英文書信格式內文－解釋目前狀況
像是說明目前想溝通的遇到問題、需要解決的情況….是什麼。
4. 商用英文書信格式內文－解釋未來企劃
依照上述狀況，說明未來預計行動，或客氣地要求對方採取行動回覆。
5. 商用英文書信格式內文－結尾句
最後則可以用一句話禮貌結束信件。
商用英文書信範例－結尾句：
If you have any question, please don’t hesitate to… 如有任何疑問，請不要猶豫…
If you have any question, please don’t hesitate to send me an e-mail. 如有任何疑問，請不要猶豫寄信詢問我。
–
Please let me know if… 請讓我知道是否…
Please let me know if you need more information. 請讓我知道是否您需要更多資訊。
–
That’s all for now. 事情大概是這樣
That’s all for now. Hope you have a wonderful day. 事情大概是這樣，祝您有個美好的一天。
四、商用英文書信格式：結尾敬語
寫完上述的商業英文書信內容後，可別忘了還有禮貌的結尾敬語，可以讓對方感受到你的誠意。
商用英文書信範例－結尾敬語：
- Sincerely, 敬上
- Best regards, (=BRs,) 敬上
- Yours truly, 敬上
- All the best, 一切順利
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