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辦公室商業電子郵件「Email英文」怎麼寫?現在就讓小編手把手教你簡單六步驟

辦公室英文EMAIL

國際化的社會讓我們有便捷的通訊軟體可以跨國界與世界各地的人溝通,在商業上也有越來越多的機會要撰寫電子郵件英文Email。而且,在商業上撰寫可不能像話家常一樣,而是要寫專門的職場英文email!

小編已經聽到大家的哀號聲,不怕不怕!跟著小編一起來,包準你看完這篇就能懂電子郵件英文,成功寫出一封完整的商業英文Email,讓你的信件一看就是專業的職場英文email。

步驟一:Salution 稱呼

商業郵件的開頭很重要,根據信件的內容種類及對象的不同,需要使用不同的稱呼。這邊讓小編帶你重新認識一下英文的稱呼要怎麼寫:

  • Mr. 先生,已婚和未婚的男性都適用,一般用在兩人不熟,較正式的稱呼。
  • Ms. 女士或是太太,用在兩人不熟,較正式的稱呼。
  • Miss 已確認對方婚姻狀況,此為未婚的稱呼。
  • To whom it may concern  當你不確定對象是誰,性別為何的時候可以使用。

在撰寫正式郵件時,很少會直呼對方名字

Dear Mr. Brown,

(親愛的布朗先生:)

寫英文電子郵件

步驟二:Greeting  問候或是感謝

寫職場英文email的時候,不像與朋友聊天一樣可以沒頭沒尾就開始說你想說的事情,這樣會讓人覺得你有點沒禮貌,因此我們能在開頭時加一句簡單的感謝。

以下是範例

Thank you so much for taking the time to meet with me to discuss selling my handmade jewelry  in your wonderful shop.

(謝謝您願意花時間與我會面討論:在您很棒的店中販售我的手工飾品。)

步驟三:Motivation  寫信動機

職場英文email與發給朋友信件的不同是你需要清楚的說明你寫信的動機為何?最好是能在第一或二句就講清楚,才不會讓人看半天不知道你到底要幹嘛。

以下是範例

As I mentioned in our conversation, I’ve been a customer of your store since I used my third-grade allowance to buy my very first pair of earrings. I’m honored that you’d consider selling one of my original creations.

(如同我曾提及的,從我三年級開始用我的零用錢買我第一副耳環起,我就一直是您的忠實顧客。我很榮幸您考慮販售我的原創商品。)

寫英文電子郵件

步驟四:Conclusion 結論是什麼也要說清楚

一般來說商業郵件說完動機之後,需要告訴對方他要做什麼或是你要做什麼的結論,這個部分也要說清楚,這樣在職場上處理事情上也不會搞錯囉!

以下是範例

We discussed a trial consignment arrangement. This is more than agreeable to me.

(我們所討論的營銷模式,我相當滿意。)

步驟五:Closing line 

職場英文email中,把事情說完以後完美的結尾也是一種禮貌的展現。通常這邊可以放方便聯絡的時間,或是要如何聯繫你的資料。

以下是範例

Let me know how you want to proceed. I’m available most afternoons at 1pm to 5pm, or you can email me at applebanna@email.com, and I’ll respond to your message ASAP.

(請讓我知道您的意願為何。我在下午的一到五點都有空,或是您也能寫電子郵件給我,我會盡快回覆您。)

步驟六:Sign-off  信末

最後要署名是誰撰寫職場英文email的時候,也別忘了加上適當的信末敬語。這邊讓小編介紹幾個常用的給大家參考吧!

  • 正式用語:Sincerely 或是 Thank you 都很適合
  • 非正式用語:Best, Thanks 或是 Regards 都可以

以下是範例

Sincerely,

Abby Wang

(真誠的王艾比)

寫英文電子郵件

大家有沒有跟好小編的電子郵件英文教學步驟啊?

如果有的話你就會獲得如下方範例一樣,一封格式完整的電子郵件Email:

Dear Mr. Brown,

Thank you so much for taking the time to meet with me to discuss selling my handmade jewelry  in your wonderful shop.

As I mentioned in our conversation, I’ve been a customer of your store since I used my third-grade allowance to buy my very first pair of earrings. I’m honored that you’d consider selling one of my original creations.

We discussed a trial consignment arrangement. This is more than agreeable to me.

Let me know how you want to proceed. I’m available most afternoons at 1pm to 5pm, or you can email me at applebanna@email.com, and I’ll respond to your message ASAP.

Sincerely,

Abby Wang


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以上就是簡單的英文Email教學,是不是沒有想像中困難呢?

如果想了解更多商業英文的Email寫法,都歡迎和YesOnline老師群討教唷,相信可以提供更多撰寫英文Email不一樣的靈感和想法。

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關於作者

YES編編

YES天鵝一路陪著你對英文說YES! YES天鵝在小時候也總是被誤會成一隻醜小鴨,但自從來到了YesOnline線上英文平台學習英文後,YES天鵝找到了自信、開闊了自己的視野,更能勇敢地遨遊世界不再害怕。 所以,哪怕你英文零基礎,或者在不同的求學階段需要考英檢、出社會需要準備多益,YES天鵝都懂!也都能陪伴著你拓展知識邊界、自在的在寬廣的世界中遨遊喔。陪你踏上英文學習旅程的YES天鵝

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