在全球化時代下，各國商業合作活動日益頻繁，不管從事貿易、電子零件、零售等產業，都有機會需要與國外廠商、客戶使用商用英文書信往來；即使在自家公司內，也可能需要和外籍上司、同事透過商用英文書信 Email 溝通，這時如何寫出符合規範又有禮貌的商業英文書信格式便成為是否能溝通成功的關鍵。
一般像是中文信件裡面有屬名、抬頭、敬啟…等固定中文書信用語，而也有一定商用英文書信格式，包括信件主旨、開頭稱呼語、內文、敬語用法和屬名，
以下將針對商用英文書信格式一一做介紹，包括商用英文書信開頭、商用英文書信格式、商用英文書信範例、商用英文書信結尾，希望對你有幫助。
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商用英文書信是什麼？
英文商業書信（Business English Letter）是指在商業活動、國際貿易、職場溝通等正式場合中，使用英文撰寫的書信。無論是向客戶詢問報價、與合作夥伴協商、回覆客訴、安排會議或是發送感謝信，商業書信英文都能展現專業形象與企業素養。
在現今全球化時代，英文商業書信已經成為國際職場的基本溝通工具，如果你還不會寫一封專業又格式嚴謹的商用書信英文，那你就落伍了！趕緊跟著小編來看看相關格式、內容與主旨的寫法，還有英文商務書信範例與應用吧！
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商用英文書信格式所有重點一次看！
| 結構部分 | 說明 | 英文範例 |
|---|---|---|
| 主旨 Subject | 點出信件主題 | Inquiry about Meeting Schedule |
| 稱謂 Salutation | 根據對象選擇稱呼 | Dear Mr. Smith, / To Whom It May Concern, |
| 開頭 Opening | 說明寫信目的 | I am writing to request information about… |
| 內文 Body | 詳細說明事項，分段清楚 | We would appreciate it if you could… |
| 結尾 Closing | 禮貌結尾，期待回覆 | Please let me know if you have any questions. |
| 敬語 Sign-off | 正式結尾語 | Sincerely, / Best regards, |
| 署名 Signature | 姓名、職稱、公司資訊 | John Doe, Sales Manager, ABC Corporation |
商用英文書信格式 1：信件主旨
商業英文信件主旨最重要的是：「用簡單一句話讓對方快速了解這封信目的」。
因此，商業英文書信主旨務必要用字精簡、確實，只要提到重點英文動詞和名詞即可。
此外，整個主旨可被視為一個名詞，所以提到動詞時，必須將動詞 V. 加上 ”ing” 轉變成英文動名詞的形式，且第一個字母需大寫。
商用英文書信範例－信件主旨
Making an appointment 安排會議
Checking contact details 確認合約細節
Buying offer 買方報價
Selling offer 賣方報價
Confirming an order 確認訂單
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商用英文書信格式 2：開頭稱呼語
商用英文書信開頭常用的句型有：
-
I am writing to inquire about…
-
I am contacting you regarding…
-
With reference to your email on…
不過除了以上常用句型，商業英文書信開頭稱呼語通常會依照寫信人與收信人的關係（上司/職員、業務/客戶、疏離/親近…等）而不同，主要分為以下三種。
1. 商用英文書信開頭：不確定收信者是誰
如果不確定這封收信者的基本資料，像是：性別、職位、姓氏、姓名….等不明，或是第一次與合作對象聯絡、還不確定聯絡人是誰、主動開發陌生客戶時，就可以使用以下這句話來當作這封商業英文書信開頭問候稱呼語，範例：
To Whom It May Concern, 給任何可能讀到此信的人
2. 商用英文書信開頭：朋友、熟悉同事
如果是給較為熟悉，且沒有上級對下級關係的收件者時，可以用較為簡單的語句當作這封商業英文書信開頭稱呼語，範例：
Hi / Hello + 對方的名字 舉例：” Hi, Mary, ”
3. 商用英文書信開頭：上司、主管、老闆、客戶
假設這封商業英文書信是要寄給對象屬於上司、主管、客戶…時，則要用較為嚴謹的商業英文書信開頭問候，範例：
Dear Mr. / Ms. + 對方職位/姓氏 舉例：” Dear Mr. Black, “
PS. YES 編編補充：比起以性別區分的 Mr. 或者 Ms.，直接以職位稱呼會更有禮貌。另外，過去會使用” Mrs. ”稱呼已婚女性，但在商業英文書信中會容易給人「猜測對方婚姻狀況」的感覺，會有點不禮貌，所以並不建議使用。
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商用英文書信格式 3：內文
完成前述的商業英文書信編排步驟後，這時就可以直接切入重點，告訴收信者你寫這封信的目的是什麼？完整的商業英文信件內容大致應該包含以下幾個段落：
1. 商用英文書信 自我介紹
一開始先自介告訴對方自己是誰，範例：
” I am Mary from XX company. ” 表示「我是來自 XX 公司的 Mary」。
2. 商用英文書信 寫信目的
告訴對方為什麼會寄這封信？寄信的目的為何？這是最重要的一部分。
一句好的商業英文書信開頭主旨能夠讓收信者清楚知道當初對方寫這封信的目的，或是需要抓住的重點。
商用英文書信範例－解釋寫信目的：
I was wondering if… 我在想是否…/我想知道…
I was wondering if we can meet tomorrow. 我想知道明天是否能夠會面。
Would you like me to…? 你需要我….嗎？
Would you like me to send you the business proposal? 你需要我寄商業企畫書嗎？
I’m pleased to inform you (that)… 我很高興通知你…
I’m pleased to inform you that you got promoted from the manager. 我很高興通知你，你被經理升職了。
I / We regret to inform you (that)… 我/我們很遺憾通知你…
We regret to inform you we chose another candidate. 我們很遺憾通知你，我們選了另一位應試者。
3. 商用英文書信 解釋目前狀況
像是說明目前想溝通的遇到問題、需要解決的情況….是什麼。
Currently, we are experiencing a slight decrease in sales due to the recent market downturn. 由於最近市場下滑，我們的銷售量略有下降。
4. 商用英文書信 解釋未來企劃
依照上述狀況，說明未來預計行動，或客氣地要求對方採取行動回覆。
In the coming months, we aim to expand our product line to better meet customer demands. 在接下來的幾個月裡，我們的目標是擴大我們的產品線，以更好地滿足客戶的需求。
5. 商用英文書信 結尾句
最後則可以用一句話禮貌結束信件。
商用英文書信範例－結尾句：
If you have any question, please don’t hesitate to… 如有任何疑問，請不要猶豫…
If you have any question, please don’t hesitate to send me an e-mail. 如有任何疑問，請不要猶豫寄信詢問我。
Please let me know if… 請讓我知道是否…
Please let me know if you need more information. 請讓我知道是否您需要更多資訊。
That’s all for now. 事情大概是這樣
That’s all for now. Hope you have a wonderful day. 事情大概是這樣，祝您有個美好的一天。
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商用英文書信格式 4：結尾敬語
寫完上述的商業英文書信內容後，可別忘了還有禮貌的結尾敬語，可以讓對方感受到你的誠意。
商用英文書信範例－結尾敬語：
- Sincerely, 敬上
- Best regards, (=BRs,) 敬上
- Yours truly, 敬上
- All the best, 一切順利
商用英文書信範例與應用：常見情境一次掌握！
除了搞懂格式和句型，範例當然也很重要！以下小編整理出 3 種職場上常見、常常需要撰寫英文商業書信的情境，讓你一次掌握最佳英文商業書信範例！
商用英文書信範例 1：詢問報價（Quotation Inquiry）
Subject: Request for Quotation
主旨：詢問報價
Dear Ms. Lin,
親愛的林女士：
I am writing to request a quotation for your latest product line. Please provide the price list and delivery terms at your earliest convenience.
我寫信是想詢問您們最新產品線的報價。請您儘快提供價目表及交貨條件。
Looking forward to your reply.
期待您的回覆。
Best regards,
此致
David Chen
Purchasing Manager
XYZ Ltd.
商用英文書信範例 2：會議邀請（Meeting Invitation）
Subject: Invitation to Project Meeting
主旨：專案會議邀請
Dear Mr. Brown,
親愛的布朗先生：
We would like to invite you to attend the project meeting scheduled for May 10th at 2:00 PM in our Taipei office. Please let us know if you are available.
我們誠摯邀請您參加預定於 5 月10日下午 2 點，在我們台北辦公室舉行的專案會議。請告知您是否方便出席。
Sincerely,
敬上
Amy Lee
Project Coordinator
ABC Corp.
商用英文書信範例 3：感謝信（Thank You Letter）
Subject: Thank You for Your Support
主旨：感謝您的支持
Dear Ms. Wang,
親愛的王女士：
Thank you for your assistance during our recent project. Your support was invaluable to our success.
感謝您在我們最近的專案中給予的協助。您的支持對我們的成功至關重要。
Best regards,
此致
Kevin Wu
Sales Executive
DEF Inc.
商用英文書信寫作注意事項：Email 禮儀你不可不知！
在現代商業環境中，Email 已成為最常見的溝通工具之一，這時候良好的書信禮儀，就是讓你在他人心中大加分的秘密武器！
以下整理出商用英文書信寫作的關鍵注意事項，以及不可忽略的 Email 禮儀，絕對讓你在職場上脫穎而出！
一、商用英文書信寫作注意事項
1. 保持語氣禮貌與專業，避免過於口語化
商業書信屬於正式溝通，應避免使用過於隨意或俚語的表達。例如將“I wanna”改為“I would like to”，讓語氣更為正式且尊重對方。
2. 主旨明確，讓收件人一目了然
Email 的主旨（Subject）應簡潔明確，直接點出信件重點。例如：“Meeting Confirmation for 5/10”或“Request for Quotation”，這樣收件人可以快速判斷信件內容與重要性。
3. 內容分段清楚，重點突出
書信內容應有條理地分段，每一段落只描述一個主題或重點，這樣不僅讓對方閱讀更輕鬆，也能避免資訊混亂。例如，開頭說明寫信目的，中間說明細節，結尾提出請求或期待。
4. 結尾附上聯絡方式與完整簽名
信件結尾應包含完整的簽名檔，清楚列出你的姓名、職稱、公司名稱及聯絡方式，方便對方回覆，也展現專業形象。
5. 寄信前務必檢查拼字、文法與附件
發送前一定要仔細檢查信件內容，避免拼字或文法錯誤，並確認所有提及的附件皆已正確附上。這些細節能展現你的細心與負責態度，提升信件的可靠度。
二、商用英文書信應用與 Email 禮儀
1. 回信速度要快，通常 1-2 個工作天內回覆
在商業往來中，及時回覆信件是基本禮儀。即使無法馬上給出完整答覆，也可以先簡單回覆，表示你已收到訊息並會盡快處理。
2. 附件請標明檔案名稱，內容簡要說明
若需附加檔案，請將檔案命名清楚（如“2024_Q2_Report.pdf”），並在信中簡要說明附件內容，讓收件人一目了然。例如：“Please find attached the Q2 sales report for your review.”
3. 簽名檔包含姓名、職稱、公司、聯絡方式
專業的 Email 簽名檔應包含你的全名、職稱、公司名稱及電話、Email 等聯絡方式，方便對方聯繫你，也提升信件的正式感。
4. 避免群發信件時外露他人信箱（使用 Bcc）
若需同時發送給多位收件人，請將收件人地址放在 Bcc（密件副本）欄位，保護每位收件人的隱私，避免 Email 地址外洩。
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